Terms and Conditions

Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung unserer
Telefonhotline i.V.m. der Bereitstellung des KI-Telefons
Für die Beantwortung von Anfragen, zur Kundenberatung und -kommunikation, zur
Terminvereinbarung sowie zur Qualitätssicherung setzen wir für unsere Telefonhotline „Das KI-
Telefon“ des Anbieters Cambioo FlexCo, Siolygasse 20B/6, 1190 Wien, Österreich ein. Wir haben
mit der Cambioo FlexCo eine Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 Abs. 3 DSGVO
abgeschlossen.
Folgende Daten werden im Rahmen Ihrer telefonischen Anfragen über das KI-Telefon
verarbeitet: Name, Telefonnummer, Datum, Uhrzeit, Dauer des Telefonats, Zeitstempel,
zusätzlich freiwillig mitgeteilte Angaben (z.B. E-Mailadresse, Adresse, Anliegen, Terminangabe
und weitere).
Empfänger der Daten aus Ihrer telefonischen Anfrage ist die von RÜDEN Immobilien GmbH
sowie die Cambioo FlexCo. Die Cambioo FlexCo setzt Unterauftragsverarbeiter insbesondere für
Hosting, Telefonie und Sprachverarbeitung ein. Die Unterauftragsverarbeiter der Cambioo
FlexCo lauten: Hetzner Online GmbH Deutschland, Twilio Inc. Deutschland, Retell AI Inc. USA,
und Microsoft Ireland Operations Ltd. Irland (für Azure OpenAI Services). Da sich der Hauptsitz
der Retell AI Inc. in den USA (Drittland) befindet, können Ihre Daten auch in die USA übermittelt
werden. Das angemessene Schutzniveau für die Übermittlung der Daten in die USA ergibt sich
aus Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO, die die Cambioo FlexCo mit der Retell AI
Inc. abgeschlossen hat.
Das Telefongespräch wird für die Erstellung einer Audiotranskription aufgezeichnet. Die
Audioaufzeichnung wird ausschließlich zur Erstellung des Transkripts verwendet und nach 10
Minuten automatisch gelöscht.
Transkripte und Anrufdaten werden grundsätzlich für die Dauer des jeweiligen Zwecks,
insbesondere für die Bearbeitung Ihres Anliegens und unserer Qualitätssicherung gespeichert
und anschließend nach 180 Tagen automatisch gelöscht. Die weiteren Speicherfristen richten
sich nach der Dauer unserer Vertragsbeziehung mit Ihnen sowie etwaigen gesetzlichen
Aufbewahrungsfristen und können bis zu 10 Jahre betragen. Es werden keine Transkripte oder
sonstige personenbezogene Daten zum Training oder zu Weiterentwicklung von KI-Systemen
verwendet. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließich Profiling findet nicht statt.
Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung der Daten sind die Vertragsanbahnung bzw. -
erfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einer effizienten
Kundenkommunikation und Qualitätssicherung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Für Sie besteht das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten
sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung oder Widerspruch gegen die
Verarbeitung. Außerdem besteht das Recht auf Datenübertragbarkeit, sowie das
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde.